MANAJEMEN
RESIKO DALAM SEBUAH EVENT
Oleh: Hariyanto*
A.
Latar Belakang
Event
organizer (EO) adalah jenis usaha dalam dunia bisnis
entertainment yang membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten. Profesi EO
memerlukan pribadi yang berani, kreatif dengan ide-ide cemerlang, sehingga bisa
memberikan kualitas yang berdampak pada kepuasan pelanggan. Berbagai event
yang digelar bisa menimbulkan dampak di bidang ekonomi, sosial, budaya, bahkan
dampak politik, tergnatung jenis event yang diselenggarakan. Untuk menyelenggarakan
sebuah event diperlukan persiapan yang matang, ditambah pengalaman EO dalam
menyelenggarakan event, tentu saja manajer EO dan semua crew yang
terlibat haruslah professional di bidangnya.
Meskipun
demikian, banyak sekali dijumpai pelaksanaan sebuah event yang tidak sesuai
dengan yang diharapkan. Beberapa kendala terjadi hingga penyelenggaraan event
gagal, merugi, akhirnya nama baik EO semakin merosot di mata klien, berujung
pada menurunnya public trust. Dampak terburuknya adalah tidak ada yang percaya dengan EO, tidak ada
job, akhirnya gulung tikar/ bangkrut usaha EO tersebut. Hal-hal ini
adalah bagian dari resiko dari sebuah pekerjaan. Pekerjaan apa pun tentu tidak
lepas dari resiko, termasuk penyelenggaraan event. Setiap perhelatan/ event
yang diadakan , baik besar maupun kecil tetap saja memiliki sebuah resiko dalam
pelaksanaannya. Misalnya: Event konsert kerap kali terjadi resiko
tawuran antar penonton, Sepak bola di Malang yang baru beberapa bulan terjadi
menelan korban ratusan jiwa, dll. resiko-resiko tersebut adalah resiko negatif
yang terjadi. Karena itu diperlukan langkah-langkah perencanaan di setiap event
agar bisa mengantisipasi atau minimalisir resiko-resiko tersebut. Perlu sebuah
manajemen yang tepat untuk mengendalikan resiko yang bisa terjadi dalam
penyelenggaraan sebuah event.
B.
Pembahasan
Resiko adalah peluang terjadinya penyimpangan dari perencanaan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Seorang pengelola event harus cermat dalam
mengidentifikasi, menilai, dan menindaklanjuti kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi, sehingga event dapat berlangsung dengan lancar. Hal-hal yang harus
diwaspadai terhadap sumber yang berpotensi menimbulkan resiko:
1.
Area
pelaksanaan event
2.
Kerumunan
khayak ramai
3.
Peralatan
berat dengan mobilisasi dinamis
4.
Euforia
yang ditimbulkan dari event yang dilaksanakan.
Dari keempat resiko tersebut, yang paling mendapat perhatian adalah
‘crowd risk’ karena kerumunan orang banyak terkadang tidak bisa
dikontrol dengan baik. Sebagaimana event yang dicontohkan di atas, seperti
sepak bola, dan konser musik.
Sebuah event memiliki tiga
fase utama yang memicu terjadinya keramaian, yaitu pintu masuk dimana orang
bergerak dan mendekati pintu masuk, sirkulasi atau pergerakan orang di dalam
event, dan pintu keluar. Sehingga ketiga bagian tersebut harus mendapat
perhatian. Misalnya pintu masuk dijaga ketertiban antrian, penyediaan tiket
masuk dan beberapa pintu masuk dengan sistem pintu putar (turnstile) maupun
pagar barikade dapat disiapkan. Pergerakan orang di dalam sebuah event juga
harus diperhatikan, maka tim keamanan harus sikap bertindak jika ada hal-hal
yang berpotensi berbahaya, misalnya berdesakan, potensi kerusuhan, dll. Begitu
juga dengan pintu keluar, harusnya lebih lebar dan banyak, sehingga ketika
keluar tidak berdesakan.
Manajemen resiko adalah proses mengantisipasi, mencegah atau
meminimalisir biaya, kerugian, atau masalah potensial bagi organisasi, partner
maupun konsumen terkait event itu sendiri.
Beberapa resiko yang memungkinkan terjadi juga dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
1.
Natural
disasters risk (resiko yang
disebabkan bencana alam), resiko seperti ini tidak dapat diantisipasi dengan
mudah, karena tidak bisa teridentifikasi sebelumnya. Misalnya gempa bumi.
Tetapi untuk resiko yang disebabkan cuaca, masih bisa diminimalisir dengan
selalu memantau prakiraan cuaca dari BMKG. Resiko yang disebabkan tanah
longsor, Tsunami, misalnya masih bisa diantisipasi dengan penempatan event
yang aman jauh dari lokasi yang berpotensi longsor, sedangkan tsunami sulit dideteksi,
tetapi bisa diantisipasi dengan persiapan mobil yang siap untuk evakuasi jika
ada informasi warning system dari pihak yang berwenang setempat.
2.
Financial
risk (resiko keuangan, termasuk kerugian karena pelaksanaan event).
Resiko ini terjadi lebih kepada kurang matangnya perencanaan keuangan. Karena itu
manajemen keuangan yang baik bisa menjadi solusi agar financial risk tidak
terjadi.
3.
Legal
risk (misalnya kegagalan event karena faktor perizinan yang belum
dikeluarkan oleh pihak berwajib). Beberapa contoh event yang sering
dibatalkan bahkan dibubarkan adalah perizinan yang belum keluar dari pihak
berwajib dan sesuai dengan peraturan yang berlaku di pemerintah daerah setempat.
Sebetulnya hal ini pun bisa diantisipasi dengan menyelesaikan pengurusan izin
penyelenggaraan event jauh sebelum hari H dilaksanakan.
4.
Techno-related
risk (resiko terkait dengan hal-hal teknis)
5.
Mismanagement (kegagalan dalam mengelola event). Resiko ini terkait dengan jam
terbang penyelenggara event. Kemampuan dalam mengelola sebuah event yang professional
ditentukan oleh kepemimpinan yang unggul dan staff/ volunteer yang solid dan
mau bekerja keras menyukseskan event yan digelar.
6.
Safety
risk (resiko keselamatan baik keselamatan crew, talent, maupun
penonton). Siapkan dengan baik beberapa tenaga kesehatan, buat posko kesehatan.
Jika dimungkinkan kerjasama dengan rumah sakit atau dinas kesehatan setempat
agar jika terjadi sesuatu menyangkut keselamatan penonton, crew, dll
bisa mendapatkan pertolongan yang cepat dan tepat. Pemberian pelatihan kepada
segenap crew untuk pertolongan pertama akan sangat membantu jika resiko ini terjadi.
7.
Security
risk (resiko keamanan). Untuk mengantisipasi kerusuhan yang berpotensi gagalnya
kegiatan yang dilakukan, maka pengelola event harus dapat bekerjasama dengan
POLRI, TNI atau petugas keamanan yang sudah terlatih serta professional.
Pemadam kebakaran juga dapat disiapkan untuk keamanan sebagai antisipasi jika
ada hal terkait dengan kebakaran, dll di lokasi acara.
8.
Crowd
risk (resiko yang ditimbulkan oleh banyaknya kerumunan yang ada).
Manajemen
resiko menjadi prioritas untuk diimplementasikan oleh pengelola event/ EO, agar
hal-hal yang tidak dikehendaki bisa dicegah dan pelaksanaan event bisa berjalan
dengan lancar. Proses manajemen resiko dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1.
Identify risk and hazards
Dalam
mengidentifikasi resiko dan bahaya ketika menyelenggarakan event, pengelola
event seharusnya melakukan survey menggali informasi dari media, internet atau
pengelola event yang pernah menyelenggarakan acara sejenis di tempar tersebut.
Sebelum pelaksanaan perlu dilakukan diskusi dengan semua tim, tentang
tindakan terkait:
a.
Memastikan
kapan dan suatu masalah yang mungkin terjadi
b.
Melihat
masalah secara komprehensif
c.
Menganalisis
kemungkinan masalah yang timbul dan konsekuensi yang ditimbulkan.
Berikut ini beberapa jenis dan contoh identifikasi resiko:
a.
Jenis
bahaya fire (api) : cara mengidentifikasi: apakah ada bahan atau
peralatan yang berpotensi menimbulkan apai?
b.
Plant
and equipment ; Apakah ada
letak tanaman yang terlalu tinggi atau miring? Dan berpotensi jatuh dan menimpa
orang?
c.
Hazardous
substance:
Apakah ada zat-zat yang berbahaya? Misalnya: Zat yang mudah terbakar.
d.
Electrical
equipment : Apakah ada bahan atau alat yang
berpotensi menimbulkan korsleting listrik? Atau ada bahan atau alat yang
berpotensi menjadi pengantar listrik dan berbahaya?
e.
Stacking
: Apakah peralatan
berat sudah dipasang dengan kondisi yang benar? Tidak miring, tidak berpotensi
rubuh, dll
f.
Temporary
fencing
: Apakah bahan bakar barikade yang digunakan berbahaya (misalnya: tajam)
Apakah bahan pagarnya kuat, tidak mudah diterobos?
2.
Ukur Dampak resiko dan Bahaya (assess risk and hazards)
Sebagai upaya untuk mengukur/ menilai hal-hal yang bisa saja
terjadi, maka pengelola event harus menyusun SOP untuk mengelola resiko dan
bahaya demi keamanan bersama. Misalnya
juknis penanggulangan resiko, siapa yang harus bertanggung jawab, apa yang
harus dilakukan, dll. Singkatnya semua crew dari pengelola event harus dibeali dengan
kemampuan/ skill untuk mengantisipasi dan menanggulangi hal-hal yang berisiko
terhadap kegagalan sebuah event. Formulasi
manajemen resiko dapat dilakukan utamanya event yang besar dengan memberikan
pelatihan kegawat daruratan, latihan pertolongan pertama, dan pelatihan tentang
konsultasi manajemen resiko.
3.
Mengelola Resiko dan Bahaya (manage risk and hazards)
Langkah terakhir adalah langkah pengendalian dan penanganan resiko
dan bahaya. Contoh control manajemen resiko sebagai berikut:
a.
Rencana
eliminasi : mengeliminasi bagian acara yang
beresiko tinggi dari susunan acara. Misalnya: Acara peluncura balon helium
b.
Rencana
Substitusi: Menyiapkan beberapa plan A, Plan B
sebagai pengganti Misalnya: jika pelaksanaan acaraya outdoor, maka disiapkan
plan B yaitu ruang indoor
c.
Recana
Isolasi: Menyebarkan event di beberapa
tempat untuk mengurang kepadatan pengunjung. Misalnya; Pada waktu puncak malam
grebeg suro, di beberapa titik masuk pusat kota/ alun-alun terdapat beberapa
pentas event, meskipun di alun-alun juga ada.
d.
Kontrol
teknis: menyiapkan cadangan untuk
keperluan teknis. Misalnya: menyiapkan genset untuk antisipasi listrik yang
padam
e.
Kontrol
administrative: Menyiapkan
paperwork, misalnya: menyiapkan jalur evakuasi, membuat posko barang hilang,
posko anak / orang hilang, dll)
f.
Rencana
darurat: Menyiapkan rencana pendukung secara
terperinci untuk meminimalisir resiko. Misalnya: menyediakan jasa persewaan
atau pembelian tikar, jasa sewa payung atau pembelian payung, dll)
C.
Penutup
Demikianlah, hal-hal yang harus
diantisipasi agar tidak terjadi sebagai bagian dari manajemen resiko. Sehingga
event yang diselenggarakan tetap berjalan dengan lancar. Jika resiko terjadi
misalnya karena faktor alam dan faktor teknis tertentu, maka event yang
diadakan pastilah berdampak. Tetapi dengan manajemen yang baik, diharapkan
dampak yang terjadi tidak terlalu fatal bagi pengelola event ataupun pengguna
event/ klien/ pengunjung event.
* Penulis adalah direktur Penerbit CV. Pustaka El Queena
.jpg)
